Academie Architecten

Het opzetten van een interne academie; werk van binnen naar buiten

Fundament op orde

Bouwen op het fundament

We werken in twee fases om structuur te geven aan het bouwen van een interne Academie

Fase 1: Fundament op orde:
samenstellen van ‘programma van eisen’ zodat het doel van een interne academie en de scope heel helder en transparant is. Hierbij maken we een brede organisatie scan zodat inzichtelijk is welke uitdagingen er zijn.  

Fase 2: Bouwen op het fundament :
Met behulp van een globaal ontwerp wordt zichtbaar hoe de Academie vorm te geven om bij te dragen aan de organisatiedoelen. Hiervoor gebruiken we de buitenschil van het model. Wil je meer weten over de thema’s die we onderzoeken met behulp van het model lees dan de uitleg van de bouwstenen.

TOOLS

Quick Scan
Stappenplan

Fundament op orde

1. Analyseer je organisatie

Welke organisatie-doelstellingen zijn er? Welke doelstellingen vragen om een verandering van medewerkers? Maak een analyse van je organisatie. Welke uitdagingen hebben de verschillende afdelingen? Welke successen zijn er geweest en welke fouten zijn er gemaakt? Hoe bewegen de concurrenten zich? Zijn er beperkingen waar je rekening mee moet houden? Welke visie en missie is er? Welke kernwaarden zijn er? Is er een jaarverslag? Vanuit deze elementen kan je ook al een deel halen hoe de leercultuur voor jouw organisatie eruitziet.

2. Formuleer een strategie en visie

Waarom wil je een academie opzetten? Wat voegt het toe? Als er geen academie komt, wat gebeurt er dan? In deze stap werk je aan een leerstrategie en een leer visie. Maak daarbij concreet wat het voor wie oplevert. Wat merkt bijvoorbeeld een externe klant ervan? Wil je een kennisplek bieden, een innovatieplek of iets ertussenin? Is er een visie op leren en is er een strategie om een volgende stap te zetten? Wat heb je daarvoor nodig? Zorg dat de leervisie aansluit bij bij de organisatie kernwaarden.

3. Organiseer structuur en bestuur

Welke plek ga je de academie geven in de organisatie? Er zijn vier verschillende organisatie ordeningen mogelijk. Naast HR, als losse afdeling naast de CEO, centraal of decentraal of buiten de organisatie? Er zijn veel keuzes te maken die impact hebben op de positionering van een lerende organisatie
De keuze die samenhangt met de structuur hoe wordt de academie bestuurd? Hoe en door wie worden beslissingen genomen? Wie is eindverantwoordelijk? Welk beleid is er over leren en ontwikkelen? Wie is opdrachtgever en wie is opdrachtnemer? Deze inrichting is belangrijk om leren binnen een organisatie stevig te verankeren.

4. Maak een financieringsplan

Hoe groot je budget is, hangt vaak nauw samen met wie het voor het zeggen heeft. Heb je een centraal ontwikkelbudget? Of stuur je facturen naar een business unit? Of valt ontwikkelbudget onder de projecten. Vaak is het een combinatie. Wat van belang is om per project scherp te hebben welke lijnen er financieel lopen. Wie zijn budgethouders en opdrachtgevers? Als je dit helder in kaart hebt kan je makkelijker je jaarplan vormgeven en de juiste bronnen aanspreken.

Bouwen op het Fundament

5. Breng de benodigde resources in kaart.

Welke kennis en vaardigheden heeft de L&D afdeling nodig om de Academie opdracht goed te kunnen realiseren. Breng dit in kaart. Wat ga je als afdeling zelf aan werkzaamheden doen, wat koop je in of besteed je uit? Als je trainingen inkoopt, heb je een L&D medewerker nodig die goed uitvraagt wat nodig is en het speelveld extern goed kent. Heb je als organisatie hele specifieke kennis die je niet kan of wil inkopen dan heb je meer een opleidingskundige nodig die helpt leerinterventies te ontwerpen en te ontwikkelen. Ook kijk je naar welke digitale systemen je nodig hebt om je Academie vorm te geven. Welke LMS past bij jouw organisatie zodat het systeem voor jou werkt ipv dat jij voor het systeem werkt. Wat past bij de doelgroep die er uiteindelijk mee gaat werken.

6. Maak een communicatieplan

Je kunt je catalogus nog zo mooi gevuld hebben, maar als je het niet op de juiste manier overbrengt, dan wordt het niet gebruikt. Maak daarom een helder communicatieplan hoe je wil dat de gebruikers geïnformeerd worden over de leerinterventies. Welke kanalen ga je daarvoor gebruiken, welke campagnes ga je uitzetten. Zo hou je regie en bescherm je ook de medewerkers aan een overload.

7. Opleidingsplan

Welk leerinterventies zijn er nodig om de organisatiedoelen te behalen. Hier komt alle bovenstaande informatie samen en kijk je op op strategisch (voor iedereen), tactisch (teams en afdelingen) en operationeel (individueel) niveau wat er nodig is. Je ziet over de organisatie heen wat de overeenkomsten zijn en de verschillen. Als Academie leg je de focus veelal op de projecten waar je het grootste verschil gaat maken.

8. Maak je succes meetbaar.

Bekijk vanuit verschillende perspectieven hoe je het succes wilt meten. Bijvoorbeeld vanuit de doelgroep van de academie, de klant en de managers. Meet je de ontwikkeling van de medewerkers? De klanttevredenheid? Bepaal je focus en leg vast wanneer je tevreden bent

FAQ

Bij het opzetten van een interne academie zijn er diverse uitdagingen. Vaak wordt het initiatief gezien als een ‘HR-feestje’, met te weinig betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden. Daarnaast willen we vaak dat alles perfect is voordat we beginnen, wat leidt tot uitstel. Mijn tip: begin klein en pas onderweg aan wat nodig is.

Een andere veelvoorkomende uitdaging is dat medewerkers geen eigenaarschap nemen over hun eigen ontwikkeling. In mijn blog “Medewerkers maken te weinig gebruik van de Academie, herkenbaar?” bespreek ik dit uitgebreid.

Bij grote organisaties gaan verschillende vestigingen soms hun eigen weg en zetten afzonderlijke academies op. Het is cruciaal om samenwerking te zoeken en bij te dragen aan de organisatiedoelen vanuit een breder perspectief. Dit fenomeen, bekend als ‘capability academie’, is een groeiende trend.

Klassieke uitdagingen zoals budgetbeperkingen, weerstand tegen verandering, en het waarborgen van kwaliteit blijven ook belangrijk. Sterke leiderschapsondersteuning en duidelijke communicatie zijn essentieel. Het is van groot belang dat op directieniveau er een wens is vanuit een Academie bij te dragen aan een lerende organisatie.

Als je vaardig bent om groepen te begeleiden kan je zeker de QuickScan voor een workshop gebruiken om input uit jouw organisatie op te halen. Ik raad je wel aan om eerste een inleiding te doen met voorbeelden van diverse organisaties die een academie hebben en dan duidelijk te maken dat het echt bijdraagt aan de DNA van de organisatie. Heb zelf helder wat je doel is voor de workshop. Meestal werk ik 3 thema’s uit in een workshop. Ook wordt de quickscan gebruikt als inspiratiebron wat je tijdens 1 op1 interviews zou willen onderzoeken.
Een interne academie kan bijdragen aan strategische doelen door het ontwikkelen van de vaardigheden en kennis die specifiek nodig zijn voor de uitvoering van de bedrijfsstrategie, het verhogen van de medewerkerstevredenheid en betrokkenheid, en het bevorderen van innovatie en aanpassingsvermogen. Hiervoor is het van belang dat je helder krijgt welke speerpunten een organisatie aankomende jaren als doel heeft. Daarbij kijk je met een leerbril naar de speerpunten en bekijk je welke verandering dit vraagt voor de medewerkers om dit doel te bereiken en of leren daar een verschil kan maken om het doel makkelijker te bereiken.

Jazeker, er zijn diverse bedrijven die zowel een interne academie voor eigen medewerkers als een externe academie voor klanten hebben. Bijvoorbeeld BHV.NL, Huisman, Nictiz, en ICM. Het komt vaker voor dan je denkt. Het is van belang dat je propositie voor de interne en externe academie verschillend is. Je kunt niet alles één op één vertalen. Wel kan het zo zijn dat producttrainingen ook voor eigen medewerkers gebruikt kunnen worden.

Belangrijke verschillen waar je aan kan denken zijn:

  • Doelgroep: Interne academies zijn uitsluitend voor eigen medewerkers, terwijl externe academies een bredere doelgroep kunnen bedienen.
  • Inhoud: Interne academies focussen op bedrijfsspecifieke inhoud, terwijl externe academies vaak generieke of industriestandaard trainingen aanbieden.
  • Kostenstructuur: Interne academies vereisen een initiële investering maar kunnen op lange termijn voordeliger zijn, terwijl externe academies kosten per training of per medewerker in rekening brengen.
  • Externe Netwerken: Externe academies bieden kansen voor medewerkers om buiten hun eigen organisatie te netwerken en leren van anderen in de industrie.
Leerbehoeften kunnen worden bepaald door middel van prestatiebeoordelingen, medewerkers tevredenheidsonderzoeken, feedbacksessies, en door het analyseren van bedrijfsdoelstellingen en toekomstige competentievereisten. Waarbij ik een onderscheid maak in strategisch (organisatie), tactische (team/afdeling) en operationele (individuele) ontwikkelbehoefte. Een Academie richt zich in principe op de strategische en tactische ontwikkelbehoefte omdat daar de meeste impact te maken is. Voor ndividuele ontwikkelbehoefte ligt de regie zoveel mogelijk bij de leidinggevende. Een academie kan wel helpen adviseren en ondersteunen bij loopbaanbegeleiding.
Effectiviteit kan worden gemeten door middel van KPI’s zoals deelnemerstevredenheid, leerresultaten, prestatieverbeteringen, promotiepercentages, en de impact op bedrijfsresultaten. Laat het meten van effectiviteit geen doel op zich zijn. Er gaat veel tijd en geld in zitten. Ik ben voor meten = weten maar het moet wel realistisch zijn. Het ligt aan de organisatie tot hoever je wil gaan en wat haalbaar is om wellicht ook de ROI inzichtelijk te maken.

Technologie kan zeker worden ingezet om een academie te ondersteunen. Dit kan onder andere via e-learning platforms, mobiele leermodules, virtuele klaslokalen, en sociale leeromgevingen. Technologie helpt bij het volgen van voortgang en het personaliseren van leertrajecten, waardoor het leren efficiënter en effectiever wordt. Bovendien kan kunstmatige intelligentie (AI) een waardevolle ondersteuning bieden door dagelijks een kritische, creatieve digitale collega beschikbaar te stellen voor raadpleging en feedback.

Het is echter belangrijk om te benadrukken dat technologie geen doel op zich is, maar een middel om leren en ontwikkelen te faciliteren. Soms hoor ik L&D-professionals zeggen: “Ja, we hebben een Academie, we hebben een LMS.” Vanuit mijn perspectief is dit een beperkte kijk. Een Academie is veel meer dan alleen een Learning Management System (LMS); het omvat een holistische benadering van leren en ontwikkelen, waarbij technologie een cruciale, maar ondersteunende rol speelt.